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Perguntas Frequentes

Atualizado em 14/06/18 13:25.

1 O que é o SEI?

R: O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma das três grandes ações do Processo Eletrônico Nacional (PEN), cujo objetivo é construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.

O SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho.

 

2 O que é Processo Eletrônico Nacional?

R: O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. O PEN introduz práticas inovadoras no setor público – elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real. 

 

3 Por que a UFG adota o SEI?

R: Em atendimento ao Decreto nº 8539 de 08 de outubro de 2015 que dispõe sobre o uso de ambiente eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos da administração pública federal, direta, autárquica e funcional. 

O SEI foi escolhido pela administração superior da UFG, em 2016, a partir da atuação de grupo de trabalho que estudou sobre sistemas disponíveis, realizou seminário com outras universidades que aderiram ao SEI e realizou estudo de impacto para a implantação do SEI.

 

4 O que são os módulos do SEI?

R: Módulos são grupos de componentes de software que são acoplados ao sistema principal e executam tarefas específicas dentro da aplicação.

5 Quais são os módulos do SEI?

R: Atualmente o SEI possui 6 (seis) módulos disponibilizados no portal do software público brasileiro:

 

  • Integração do SEI ao e-OUV

Permite integração entre o sistema e-Ouv e o SEI;

Previsão de implantação no segundo 2º semestre de 2018.

 

  • Aplicativo do SEI

Permite que os servidores da UFG utilizem o sistema via Smartphones. Pelo aplicativo é possível consultar documentos e a tramitação de processos nas unidades que possui permissão de acesso.

Previsão de implantação no 1º semestre de 2019. 

 

  • ConectaGOV

Trata-se de um conjunto de serviços que possibilitará a intercomunicação entre órgãos e entidades usuários de quaisquer soluções de processo eletrônico, também conhecido como barramento de integração.

Na prática, será possível enviar um processo eletrônico de uma instituição a outra, com segurança no envio e na entrega dos documentos eletrônicos, dispensando o uso do papel.

Previsão de implantação no 2º semestre de 2018.

 

  • Pesquisa Pública

Permite a pesquisa pelo cidadão aos documentos e processos públicos existentes no sistema. O módulo se apresenta como importante ferramenta para publicar informações aos cidadãos e melhorar as práticas de transparência ativa da Instituição.

Previsão de implantação no 1º semestre de 2020.

 

  • Peticionamento Eletrônico

O módulo possibilita que a instituição elenque processos que podem ser solicitados diretamente pelos usuários externos previamente cadastrados, dispensado a necessidade de comparecimento presencial para abertura de processos.

Dispensa também a necessidade de digitalização de formulários existentes em papel. Inicialmente atenderá os estudantes e posteriormente fornecedores.

O modulo estará disponível para uso a partir do dia 13/07/2018. 

 

  • Protocolo Integrado

Protocolo Integrado é um sistema de integração de informações de processos e documentos da Administração Pública Federal. Ele tem a função de ser um canal de comunicação com a população para consulta à tramitação de processos e documentos.

Previsão de implantação no 2º semestre de 2018

 

6 O que são documentos nato-digitais e digitalizados?

R:  Documento nato-digital é todo aquele produzido originalmente em ambiente eletrônico. 

Ex: um histórico acadêmico gerado em sistema de graduação e baixado em formato pdf para ser anexado no SEI é documento nato-digital.

Documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital.

Ex: certificado de participação em evento emitido originalmente em papel. 

 

7 O que são documentos internos e externos?

R:  Documento interno é aquele produzido no próprio SEI. Documento externo é aquele produzido em outro sistema (SIGAA, por exemplo) cuja inserção será feita no SEI ou documentos digitalizados e inseridos no SEI.

 

8 O que são usuários internos e externos?

R: Usuários internos são os servidores efetivos com vínculo ativo com a UFG, colaboradores, terceirizados, bolsistas e estagiários. 

Usuários externos são os demais usuários que não acessam diretamente o sistema, mas podem, após cadastro e concessão de permissão, visualizar e assinar documentos por intermédio dos usuários internos. São esses: estudantes, pensionistas, aposentados, representantes legais de empresas, etc. 

 

9 O que é acesso externo?

R: Acesso externo é uma funcionalidade do sistema que permite o acesso a um processo. O acesso externo é dado por um período determinado indicado pelo servidor.

 

10 Como assinar um documento?

R:  Após produzir um documento é possível assiná-lo eletronicamente clicando no ícone “assinar documento”. A assinatura é feita com login e senha para o caso de servidores e colaboradores.

Para os usuários externos a assinatura é feita com e-mail de cadastro e senha.

 

11 Como acessar o SEI?

R: Os servidores acessam diretamente o sistema com login único e senha (mesma do portal UFGNET). O acesso ao SEI pode ser feito diretamente pelo endereço www.sei.ufg.br ou acessando o portal UFGNet na aba Administrativo > Sistema Eletrônico de Informações -SEI. Usuários externos acessam ambiente próprio e visualizam apenas documentos e processos permitidos por servidores. Para acessar, devem entrar no portal UFG Virtual e clicar no ícone Usuário Externo. O acesso é feito por e-mail e senha cadastrados. (Mais sobre este assunto nos itens 25 e 26)

 

12 O que é assinatura eletrônica?

R:  É a geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo. Portanto, sua senha é uma assinatura eletrônica.

 

13 Como produzir documento no SEI?

R: Para produzir um documento no SEI o servidor deve iniciar um processo. Apenas com o processo iniciado é que o servidor poderá inserir documentos no processo. É necessário escolher o tipo de documento clicando no ícone “Incluir Documento".

 

14 Como consultar um processo?

R: Clicando na aba ‘PESQUISA’ você busca um processo pelo número, pelo nome do interessado ou pelo número SEI de algum dos documentos do processo.

 

15 Como colocar documentos por link?  

R: Para evitar a duplicação de documentos disponíveis online, na internet ou em outros processos dentro do SEI é possível colocar um hiperlink em algum documento interno em produção. Basta clicar no ícone de hiperlink disponível no editor e inserir o caminho do documento. Se for um documento do SEI basta clicar no link {SEI} e colocar o nº SEI do documento

 

16 Como ficarão os processos em papel existentes na UFG?

R: Continuarão tramitando em papel até que sejam finalizados.

 

17 Posso digitalizar um processo em papel para tramitar no SEI?

R: Não. A digitalização de processos em papel só pode ser feita pela unidade de protocolo (Cidarq) que digitaliza o processo em papel mantendo o número original. As demandas de digitalização devem ser apresentadas ao Cidarq para avaliação.

 

18 O SEI possui manuais de uso? Onde estão os manuais do SEI?

R:  Sim. Disponíveis no portal UFG Virtual.

 

19 O que é tramitação em múltiplas unidades?

R: O SEI permite que um processo tramite em várias unidades ao mesmo tempo. A funcionalidade permite às unidade envolvidas no trâmite do processo diminuir o tempo de execução de atividades diminuindo o tempo de trâmite do processo.

 

20 Como me inscrever para os cursos de capacitação?

R:  Ver site DDRH 

 

21 Aonde acompanho informações sobre o SEI?

R:  Portal UFG Virtual 

 

22 Existe ambiente de treinamento? Qual?

R:  Sim, SEI Aprender. Acesso disponível no portal UFG Virtual.

 

23 Ainda possuo dúvidas. Com quem posso falar?

R:   Entrar em contato com a Equipe Sei-Cidarq por GLPI ou pelo fale conosco do portal UFG Virtual. Algumas demandas relativas a erros do sistema, permissões, entre outras, serão atendidas apenas por GLPI.

 

24 É feito o arquivamento de processos no SEI?

R: Não existe a opção “arquivar” para os processos digitais produzidos no SEI, deve ser utilizada a função “concluir processo”. 

 

25 Como é feito o Login no SEI-UFG por usuários internos?

R: O SEI-UFG poderá ser acessado por usuários internos por meio endereço www.sei.ufg.br ou por meio do Portal UFGNet, clicando no menu “administrativo” e selecionando “Sistema Eletrônico de Informação – SEI”. Ao abrir a página do sistema deverão ser informados usuário e senha utilizados para obter acesso ao Portal UFGnet.

 

26 Como é feito o acesso ao SEI por usuários externos?

R: Os usuários externos deverão efetuar o cadastro (clique aqui) e, posteriormente, deverão comparecer ao Centro de Informação, Documentação e Arquivo com a documentação necessária à validação do cadastro, quais sejam: Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, Documento oficial de identidade com foto e CPF (Originais e cópias). Alternativamente, a documentação necessária poderá ser enviada pelos Correios, desde que estejam autenticadas em cartório ou reconhecido firma. Após o recebimento da documentação e, caso esteja regular, o Cidarq liberará o acesso. O login no sistema será efetuado utilizando o e-mail e a senha informados no momento do cadastro. Deverá ser evitado o uso de e-mail com domínios @Hotmail e @Outlook, devido os mesmos bloquearem os e-mails enviados utilizando o domínio @ufg.